Štandardizácia, prvý krok v znalostnom manažmente

Firmy dlhodobo bojujú so zachytávaním a využívaním vlastných znalostí. Ja som začínal svoju prax na projekte Jednotný systém technologickej prípravy výroby v koncerne ZŤS, v prvej polovici 80-tych rokov. Jeho cieľom bolo výrazne zlepšiť využívanie už existujúcich informácií. Pracovníci ZŤS nazývali dovtedajší systém riadenia znalostí ako „systém pamätníkov“. Všetky znalosti boli uložené v hlavách ľudí. Ak si spomenuli mohli ich použiť, pokiaľ nie, opakovali sa tie isté chyby, riešili sa tie isté problémy, vymýšľali sa tie isté riešenia. Pracovníci sediaci vo vedľajších kanceláriách často pracovali na rovnakom probléme. Tento gigantický projekt sa nepodarilo dotiahnuť do praktickej aplikácie. Odvtedy prešlo takmer tridsať rokov a dodnes som žiaľ nestretol firmu, ktorá by mala proces zachytávania a využívania vlastných znalostí spoľahlivo zvládnutý. (Budem nesmierne vďačný, ak ma niekto pozve, a ukáže mi fungujúci systém znalostného manažmentu.)

Jedným z krokov, ktorý je možné v tomto smere urobiť pomerne rýchlo a s nízkymi nákladmi je zavedenie štandardizácie práce konštrukčného tímu, resp. do predvýrobných etáp. Je všeobecne známe, že variabilita vo výrobnej sfére je zdrojom plytvania nákladov, nárastu chybovosti, predlžovania dodávok... Variabilita (vo forme tvorivosti a inovácie) pri vývoji výrobkov je niečo, čo je práve naopak rozhodujúce pre úspech. Nemôžete vytvoriť víťazný výrobok tým, že robí presne to isté, ako jeho predchádzajúca verzia. Stručne povedané, nie je možné štandardizovať prácu vývojárov výrobkov, rovnako ako výrobných robotníkov. Navyše, títo ľudia majú tvorivý prístup k životu a práci. Slovíčko „štandardizácia“ vyvoláva u nich automatický odpor.

Na druhej strane to neznamená, že je nemožné zaviesť v tejto oblasti zmysluplnú štandardizáciu, a dosiahnuť s týmito ľuďmi zdravú úroveň zhody. Zavádzanie normalizácie musí vylúčiť obmedzovanie tvorivej práce. Osvedčený je flexibilný prístup k normalizácii prostredníctvom prispôsobených:

• šablón
• pravidiel
• kontrolných zoznamov (checklistov),

na rozdiel od pevných predpisov. Tieto štandardné pracovné podklady použijeme len vtedy, ak je splnená aspoň jedna z nasledovných dvoch podmienok:

1. Normalizovaná práca šetrí čas
2. Štandardizácia práce znižuje riziko chyby alebo riziko nevyužitia príležitosti

Pokiaľ štandardizácia predvýrobných etáp nemá priniesť uvedené efekty, je len mrhaním síl a času. Miesto, kde je najvhodnejšie začať zachytávať znalosti pri vývoji výrobkov je tam, kde bývajú zoskupené všetky hodnoty v projekte; v samotnom výsledku.

Prvým krokom by malo byť vytvorenie spoločnej definície pre každú dodávku, ako je znázornené na pripojenom obrázku. To nemusí byť hrubý zväzok spisov, len niekoľko odsekov, ktoré určujú formát, ktorý by mal byť použitý, a obsah, ktorý musí byť zachytený.

Akonáhle sú tieto základné pojmy na mieste, malo by byť ďalším krokom vytvorenie buď šablóny alebo návodu ako ošetriť každý kritický stav, ktorý sa môže počas projektu vyskytnúť. Šablóny a návody predstavujú jedinečnú možnosť pre zachytenie a zjednotenie znalostí obsahujúce aktuálne ''najlepší spôsob" ako robiť veci. Za svojej praxe sme sa stretli s tým, že autori šablóny mali snahu priviesť šablónu k dokonalosti. Samozrejme, že ju nenasadili do používania, pretože život je dynamický a stále sa objavovali veci, ktoré by tam bolo dobré mať. Používanie šablóny však prinesie spätnú väzbu, čo spôsobí, že šablóna sa prirodzeným spôsobom vylepšuje pre reálne potreby. Vytvorením sady šablón a usmernení ste vytvorili úložisko znalostí. Počet chýb a opomenutí sa zníži, a ušetríte čas členov tímu.



Všetky organizované znalostné aktivity by sa mali zameriavať na základné výsledky konštrukcie/TPV/vývoja produktov. Každá kľúčová dodávka by mala byť jasne definovaná, mať pridružené šablóny alebo všeobecné zásady a zoznam znižovania rizík, ktorý slúži ako úložisko pre skúsenosti z predchádzajúcich projektov.

Ďalšou zaujímavou príležitosťou pre zachytenie znalostí sú štandardné kontrolné zoznamy (checklisty). Zoznam môže byť jednoduchým zoznamom "čo robiť a čo nerobiť," alebo aj sofistikovaný "expertný systém", ktorý automaticky identifikuje potenciálne chyby alebo opomenutia. (Napr. konštrukčný systém NX má nástroje pre vytvorenie takéhoto zoznamu.) Kľúčom k vytvoreniu kontrolných zoznamov je ich zacielenie na konkrétne výsledky.

Nenechajte sa strhnúť do toho, že sa budete snažiť detailne nadefinovať kompletný vývojový proces. Je nebezpečné znechutiť ľudí na začiatku veľkým rozsahom prác, z ktorých nevidia okamžité prínosy. Doporučuje sa začať metódou výcviku delfína. (Keď sa začína cvičiť delfín, dá sa mu na dno bazéna lano. Za každé preplávanie nad lanom dostane odmenu. Lano sa postupne dvíha, až sa dostane nad vodu, a delfín ak chce rybu, musí začať skákať ponad lano. Podobný prístup platí aj pre nás, pre ľudí.)

Väčšinou má firma niekoľko základných druhov výrobkov. Každý druh by mal mať pripojený špecifický zoznam, ktorý obsahuje preventívne varovania, a poukazuje na všetky známe riziká a spoločné opomenutia.

Šablóny, usmernenia aj checklisty by mali byť "živé dokumenty", ktoré sú aktualizované v pravidelných intervaloch. Aby sa zabezpečila ich organizovaná aktualizácia , doporučujeme priradiť osoby zodpovedné za udržiavanie každej šablóny alebo zoznamu. Títo jedinci by mali byť zodpovední za aktualizáciu svojich dokumentov niekoľkokrát za rok. Úpravy sa vykonávajú na základe získaných poznatkov od projektových tímov. Touto formou budete mať vhodné miesto pre uloženie všetkých tých ťažko vydobytých skúseností z projektov, ktoré sú v súčasnej dobe poslané do zabudnutia.

Ing. Martin Morháč